¿Cuál Es El Mejor Sistema Contable Para Su PYME?


sistema-contable-ecuador-quickbooks¿Cómo escoger el mejor software contable para tu negocio?

En los viejos tiempos, llevar contabilidades era un proceso tedioso y minucioso que era mejor delegar netamente a los contadores. Las contabilidades de las empresas involucraban mucho papeleo, y tener los libros al día, es decir que reflejen la realidad contable del momento en que son vistos, era –evidentemente- algo imposible.

Muchas PYMES en Ecuador aún tienen problemas al escoger e implementar exitosamente un sistema contable de acuerdo a sus necesidades. A pesar de que la mayoría de empresas cuenta con algún tipo de sistema computarizado que ayude en las tareas contables, uno de los comunes denominadores en el ámbito empresarial de las PYMES es la falta de estandarización de sistemas contables o software contable que permitan contar con información instantánea y al día. Es decir hay muchas ofertas, poca estandarización, poco soporte, y mucha confusión.

En la época de tecnología e información en la que vivimos, tu negocio puede perder sus ventajas competitivas simplemente por no tener un buen sistema contable y administrativo. Pero, ¿cómo saber si el sistema que con el que cuentas es el adecuado? Y si no lo es, ¿cómo escoger un sistema contable de acuerdo a las necesidades de tu empresa?

La tarea es más difícil de lo que parece. Sin embargo, hazte las siguientes preguntas (si respondes si a cualquiera de ellas, lo más probable es que necesites un nuevo sistema contable):

  1. ¿Mi contador(a) me dice que no tiene balances mensuales listos porque tiene que mayorizar? Ojo, si tu sistema contable todavía mayoriza, estás en la edad de piedra.
  2. ¿Mi contador(a) me dice que tiene que cerrar el mes y los módulos para poder brindarme la información que necesito? Ningún sistema debería prohibirte de información porque no se cierre o existan módulos.
  3. ¿Es mi empresa la única empresa que aún usa este sistema contable? Ojo, si no existen algunas empresas exitosas en el mercado que usen tu sistema, probablemente es por algo.
  4. ¿Mi sistema contable no me ha ayudado a estandarizar y automatizar procesos de la empresa y/o ha generado procesos innecesarios que hacen que el equipo contable requiera de más ayuda para realizar su trabajo?
  5. ¿Mi contador no puede hacer órdenes de compra, órdenes de venta, costos de producción, o roles de pago directamente del sistema contable y tiene que apoyarse en Excel para llevar esta información?
  6. Muy bien, si respondiste que no a todas las preguntas, lo más probable es que tu empresa tenga un sistema contable sólido, que hayas dedicado mucho tiempo en la investigación y en la implementación de un sistema, por lo que términos como ERP, CRM, y Web-hosted CMS´s son conocidos para ti. Si este es el caso, estás en un buen camino en términos administrativos.

Por otro lado, si respondiste que SI a una o varias de las preguntas planteadas, tal vez es momento de considerar seriamente si es hora de reemplazar tu sistema contable. Recuerda que todo sistema contable en la actualidad debería poder brindar información instantánea. De acuerdo a INC. Magazine, existen 3 tipos de sistemas contables que el pequeño y mediano negocio debería considerar:

1. Sistema contable simple

Este tipo de sistema no requiere módulos y es completamente integrado en todas las funciones básicas de un negocio. Estos sistemas generalmente incluyen en sus paquetes básicos: cuentas por pagar o compras, cuentas por cobrar o ventas, rol de pagos, bancos, inventarios, y contabilidad general. El líder mundial en este mercado es el gigante Intuit con su sistema Quickbooks.
(En este momento, debemos permitirnos hacer una aclaración. Grupo Enroke usa Quickbooks para nuestra organización en su versión ERP, así como para decenas de organizaciones a las que auditamos y generamos la contabilidad en versiones más pequeñas. Asimismo, hemos implementado Quickbooks como ERP en varias empresas en el país y creemos que es una de las mejores herramientas en el mercado. Sin embargo, en este artículo, tratamos de mostrar nuestro profesionalismo siendo imparciales en las comparaciones, y presentando las opciones más conocidas a nivel mundial. Cabe mencionar también que hemos implementado otros sistemas de mayor envergadura que Quickbooks por lo que podemos brindar una perspectiva desde todos los ángulos).
De esta manera, otro sistema conocido a nivel internacional y usado en Ecuador es Peachtree de Sage. Este último es un excelente sistema con funciones muy similares a Quickbooks. Otras opciones que son populares en Estados Unidos son Cougar Mountain and MYOB Accounting y en Ecuador T-Max, Mónica, y Safi (RECOMENDACIÓN: No debería usar los dos últimos sistemas. Tienen módulos, todavía mayorizan, y son demasiado limitados). Nuestra recomendación es que si encuentra un sistema contable con las funcionalidades de Quickbooks o Peachtree de producción nacional, y con buen soporte, lo considere seriamente ya que son lo mejor que hay en el mercado.

2. Sistema contable administrativo (ERP)

ERP es una abreviación de Enterprise Resource Planning. Este tipo de sistemas administrativos incluyen la parte de planificación de una organización a la parte contable. En este sentido un ERP podrá tener un CRM (Customer Relationship Management) o sistema de manejo de clientes, que va desde las cotizaciones hasta el ingreso de la venta en la línea de producción, un MRP (Material Requirement Planning) o sistema de planificación de requisición de materiales, un PS (Production Scheduling) o Calendario de Producción o Supply Chain Management (manejo de la cadena de abasto), y mucho más. De acuerdo al tamaño de la organización, las opciones varían desde la versión Enterprise de Quickbooks hasta opciones como Oracle. A pesar de que no podemos ni debemos generalizar, conocemos que un sistema como Quickbooks Enterprise solo podrá manejar hasta 30 usuarios múltiples y e nuestra experiencia hasta 10,000 ítems con facilidad y el costo de implementación está entre los $10,000 y $50,000. Si su empresa vende sobre los 20 millones anuales, y tiene más de 30 usuarios, Microsoft Dynamics es una excelente opción. Asimismo, los creadores de Peachtree, Sage, tienen opciones como Timberline que son excelentes para esos negocios cuyos volúmenes de venta y capacidad de crecimiento demandan este tipo de sistemas (Al 2012, en Ecuador, una inversión en Dynamics o Timberline está alrededor de los $100,000 a $300,000). Lo interesante de este tipo de sistemas es que tienen un equipo inmenso de soporte, son usados en todas partes del mundo, y son muy flexibles para casi cualquier industria.

3. Sistema administrativo en línea (Web-hosted)

Este tipo de sistemas (piensa en las páginas web de un banco o del Servicio de Rentas Internas) están basados en que la información se encuentre en línea y que lo que hagan los usuarios finales se refleje de manera inmediata en el sistema contable. Algo que antes era inalcanzable para las PYMES hoy se ha puesto de moda debido a la facilidad de acceso a internet desde todo tipo de dispositivos, así como a la seguridad y confianza que nos dan las conexiones actuales y el creciente uso de la nube (Cloud).

En la actualidad existen sistemas de uso libre (Open Source) que permiten tener CRMs, MRPs, y más en línea. Asimismo, las empresas antes mencionadas, como Intuit, han migrado sus servicios a servicios en línea y por pagos mensuales módicos, tu empresa podría llevar su contabilidad en la nube. No tenemos conocimiento de proveedores en Ecuador que presenten estos servicios para las PYMES, pero si eres un negocio pequeño o micro (no mediano), te recomendamos que veas en Tablet o teléfono inteligente aplicaciones que te ayuden a llevar tus finanzas personales y empresariales. La oferta de este tipo de servicios es inmensa y a muy bajos costos.

Adicionalmente, muchos sistemas contables que no han migrado por completo a esta modalidad, tienen sus aplicaciones móviles que puedes descargar para tener un híbrido entre el manejo del sistema en tu servidor y en línea, de tal forma que puedas ver tus balances financieros desde tu celular.

Conclusión Selección de Sistema Contable para PYMES:

Podemos decir que el implementar un sistema contable y/o administrativo no es algo que se debe tomar a la ligera. A menudo nos encontramos con empresas que tienen serios problemas en su contabilidad porque no hubo un proceso adecuado de evaluación, selección, e implementación de un software contable.

La implementación de un sistema no es algo que se debe dejar solamente al área contable. Muchas veces, los contadores toman sus decisiones basados en lo que sea más fácil para ellos en determinado momento, sin considerar todas las implicaciones que el sistema puede tener en la organización. Esto incluye adquirir sistemas caducos que aprendieron en algún momento, versus implementar los sistemas más modernos y eficientes del mercado.

Finalmente, no dejes que la legislación tributaria ni las NIIFs marquen tu decisión de software contable. Tu contador(a) debe trabajar para ti, no para el SRI o para la Superintendencia de Compañías. No escojas un sistema contable basado en el hecho de que tiene facilidades para declarar tus impuestos o presentar información al SRI. Lo que es de mayor importancia es cómo funcionan los procesos de tu empresa y si la inversión en un sistema justifica o no los ahorros generados por una mejor toma de decisión, menos personal trabajando en actividades contables, y mayor facilidad para adaptarse al crecimiento de tu organización.

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Desde luego, para implementar estas estrategias es recomendable que el dueño o gerente general sea el líder de la implementación de cambios y estrategias. Leer libros, asistir a seminarios, conversar con colegas, y obtener ayuda en las Cámaras de Negocios, son todos muy buenos recursos para obtener ayuda en su crecimiento.

Sin embargo, nuestra experiencia en PYMES nos permite generar evaluaciones del proceso de crecimiento de forma rápida, y recomendar las estrategias más apropiadas para cada caso de acuerdo a sus presupuestos