contabilidad

Este artículo analiza la importancia de un buen sistema contable y administrativo en las PYMES. La mayoría de PYMES no cuentan con sistemas administrativos integrados, rápidos y de fácil acceso para sus propietarios. Esto es tan grave como llevar la contabilidad con tecnología de siglos pasados. Lea por qué.

Muchos recordamos al Rey Salomón por la famosa parábola bíblica en la que éste pide su espada para cortar a un bebé en dos partes y dar una mitad a cada una de las mujeres que decían ser su madre. Como sabemos, mientras la una mujer está de acuerdo con que se le corte al bebé en dos, la otra exclama que prefiere que le regalen su bebé a la impostora, pero que no le hagan daño. Por su preocupación, Salomón sabe que ella es la verdadera madre.  

La biblia cuenta que Dios se le apareció a Salomón en un sueño y le dijo que podía pedirle lo que quiera. Salomón no le pidió nada más que un corazón para saber juzgar y el conocimiento para discernir lo bueno de lo malo[1]. Dios, apreciando la humildad de Salomón, se lo concedió; por lo que, Salomón llegaría a ser conocido y recordado por su gran sabiduría para juzgar.
 
Esta sabiduría se extendería en muchos campos, siendo la Contabilidad uno de ellos. A medida que su reino crecía, Salomón necesitaba una manera de llevar un registro de sus pertenencias, producción y gastos. ¿Cómo podría Salomón haber sabido que tenía apenas treinta días de reservas de granos antes de la anunciada sequía? La respuesta está en sus registros contables. Salomón creó un “Tribunal de Cuentas”, cuyos principios serían aplicados posteriormente en Roma, y mejorados trascendentalmente con el principio de partida doble en el Renacimiento (casi 2,000 años después).
 
Sin embargo, en un reino tan grande como el de Salomón, las cuentas que llevaban eran pequeñas comparadas con la cantidad de información que se generan en la actualidad[2]. Un supermercado promedio cuenta con más de 20,000 sku´s que son vendidos y adquiridos diariamente, generando un número inmenso de transacciones; y la contabilidad es el lenguaje que resume y comunica esta información.
 
La contabilidad ha evolucionado rápidamente (no necesariamente en sus principios, pero si en la forma en la que las empresas la manejan), particularmente en el aspecto de registros en sistemas contables o de planificación empresarial (ERP´s), debido a la cantidad de transacciones que las empresas necesitan registrar. De todas formas, causa sorpresa cuántas empresas, en especial las pequeñas y medianas, no cuentan con soluciones tecnológicas contables y administrativas acorde a sus necesidades.  
 
 
Si Salomón fuese un líder empresarial en la actualidad, seguramente no necesitaría crear un “Tribunal de Cuentas”, sino implementar un buen sistema contable y administrativo que permita rápido acceso a la información para la toma de decisiones, y capacitar a la gente en su uso. Extrañamente, la falta de un sistema contable y capacitación en el mismo parecerían ser el común denominador de las pequeñas y medianas empresas.
 
Cuando pregunto a los empresarios que asesoro si están conformes con su sistema contable, 9 de cada 10 responden que no. Interesantemente, cuando en mis seminarios pregunto al personal de estos empresarios, en especial al personal contable, si pueden calcular el punto de equilibrio de un ejercicio simple (ejemplo: precio de venta = $1.00, costo variable =$ 0.80, y costo fijo = $5,000), apenas 2 de cada 10 personas pueden resolverlo, una de las cuales pertenece al grupo de la empresa que está conforme con su sistema contable.
 
¿Qué conclusión podemos dar a que el personal contable (trabajadores con mucha experiencia y buenos conocimientos académicos contables) no pueda realizar un ejercicio simple de punto de equilibrio cuando no está conforme con su sistema contable, y pueda cuando lo está? Consideremos el siguiente experimento presentado en “En Búsqueda de la Excelencia” por Tom Peters y Robert Waterman.
 
 
 
A un grupo de adultos se le entregó diez rompecabezas para resolver. Todos los realizaron y esperaron las calificaciones. A un subgrupo se le dijo que había respondido bien, con 7 de las 10 respuestas correctas, mientras que al segundo subgrupo se le dijo que había respondido 7 de las 10 de forma incorrecta. Luego de indicarles los resultados, se les entregó diez rompecabezas más. Al grupo que se le dijo que había respondido incorrectamente en la primera oportunidad, terminó respondiendo incorrectamente en la segunda oportunidad. Asímismo, el grupo al que se le dijo que respondió bien en la primera ocasión, respondió bien en la segunda ocasión.
 
 
 
Esto implica que al pensar que estamos haciendo bien nuestro trabajo, inconscientemente, tendemos a hacerlo bien. En un estudio citado en el mismo libro, se concluye que cuando los maestros tienen altos estándares para sus alumnos y confían en sus capacidades, esto en sí, es suficiente para incrementar los resultados de sus exámenes de coeficiente intelectual en 25 puntos en promedio.
 
 
 
Cuando en las empresas se cuenta con un buen sistema contable que permite al personal del área sentir que su trabajo genera resultados, que son eficientes, y que pueden dar información rápida y oportuna para la toma de decisiones, esto en sí, les permite recordar más de su formación académica contable, y, por ejemplo, si pueden resolver un problema simple de punto de equilibrio. Por el contrario, cuando el sistema contable no funciona y genera frustraciones, el personal tiende a desvalorizar su conocimiento y responder incorrectamente.
 
 
 
En este contexto, y con el preámbulo que desde en los tiempos bíblicos era importante la información contable, los pequeños y medianos empresarios deberían dar prioridad a la implementación de sistemas contables modernos y acorde a sus necesidades. La cantidad de información que necesita ser registrada ha crecido exponencialmente en los últimos siglos, por lo que las empresas no pueden correr el riesgo de llevar sus registros con un “Tribunal de Cuentas”. Por el contrario, la implementación de un buen sistema contable ayuda a las empresas a resolver muchos de sus problemas internos y motiva al personal que lo usa a realizar su trabajo de mejor forma.
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